Validade e perdas na farmácia: como reduzir vencimentos e parar de “sumir” lucro no estoque

Introdução

No varejo farmacêutico, o estoque costuma representar o maior ativo da empresa. No entanto, muitos gestores cometem o erro de olhar para ele apenas como uma necessidade logística, esquecendo que cada caixa vencida ou extraviada é, na verdade, lucro líquido que está indo para o lixo. Se você sente que o faturamento da sua farmácia é bom, mas o dinheiro “some” antes de chegar ao banco, o problema pode estar na falta de controle sobre as perdas e validades.

Controlar o estoque não é apenas uma tarefa operacional; é uma estratégia financeira vital. Confira como implementar uma rotina prática para estancar esses vazamentos.

1. A Regra de Ouro: PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai)

Parece óbvio, mas a falha na execução do PVPS (também conhecido como FEFO) é a maior causa de vencimentos em farmácias.

• Rotina Prática: Treine sua equipe para que, em cada reposição de gôndola, os produtos com validade mais próxima sejam puxados para a frente. O controle visual, com o uso de etiquetas coloridas para produtos que vencem em 3, 6 ou 9 meses, ajuda a sinalizar a urgência de venda para o balconista.

2. Inventário Cíclico: O fim da “surpresa” no balanço anual

Esperar o fim do ano para contar o estoque é um convite ao prejuízo. O Inventário Cíclico consiste em contar pequenas partes do estoque todos os dias ou semanas.

• Como fazer: Divida sua farmácia por categorias ou prateleiras. Cada dia, sua equipe confere um setor e cruza com o sistema. Isso permite identificar divergências (furtos, erros de lançamento ou produtos esquecidos) em tempo real, permitindo correções rápidas na contabilidade e na recompra.

3. Giro por Categoria e Decisão de Compra

Muitas perdas por vencimento ocorrem porque a farmácia comprou demais um item que gira pouco.

• Análise Contábil: Use o seu relatório de giro de estoque para identificar os “produtos parados”. Se um item tem um giro de 120 dias e você comprou estoque para 180, o risco de perda é altíssimo. A regra é clara: compre com base na demanda real, não apenas nos descontos agressivos das distribuidoras que exigem grandes volumes.

4. Precificação e Ações de “Queima” Estratégica

Produto que está a 3 meses do vencimento não deve mais estar com o preço cheio.

• Ação: Crie uma seção de “Oferta de Validade Próxima” ou utilize esses itens para combos promocionais (respeitando as normas da ANVISA). É melhor reduzir a margem e recuperar o custo do produto do que perder 100% do valor com o descarte.

5. O Olhar Contábil sobre as Perdas

Contabilmente, a perda por vencimento precisa ser registrada corretamente.

• Baixa de Estoque: Quando um produto vence, ele deve ser baixado através de uma Nota Fiscal de Perda ou Deterioração. Isso é fundamental para que o lucro real da empresa seja apurado corretamente e para que você não pague impostos sobre produtos que nunca foram vendidos. Além disso, em alguns regimes tributários, essas perdas podem ser deduzidas, reduzindo o impacto fiscal.

Conclusão

Reduzir perdas é uma das formas mais rápidas de aumentar o lucro sem precisar vender um centavo a mais. Uma farmácia lucrativa é aquela que domina o seu inventário e entende que cada unidade perdida é um esforço de venda que foi desperdiçado. A gestão de estoque e a contabilidade devem caminhar juntas para garantir que o seu patrimônio esteja protegido.

Sente que o seu estoque está drenando o lucro da sua farmácia? É hora de profissionalizar seu controle e sua contabilidade. Entre em contato com os especialistas da Solufarma Contabilidade e descubra como podemos ajudar você a blindar o seu resultado!