Cadastro fiscal de produtos no ERP: O guia para evitar autuações e parar de pagar impostos indevidos

Introdução

Muitos donos de farmácia acreditam que o ERP (sistema de gestão) faz tudo sozinho. No entanto, o software é apenas uma ferramenta; se você alimenta o sistema com dados errados, ele entregará resultados errados. No coração dessa engrenagem está o cadastro de produtos.

Com um mix que ultrapassa facilmente os 10 mil itens, a farmácia é um dos negócios mais complexos do ponto de vista tributário. Um erro no NCM ou na regra de ICMS não gera apenas o risco de uma autuação; ele pode fazer com que você precifique o produto de forma errada, perdendo competitividade ou vendendo com prejuízo.

Neste guia, vamos traduzir a “sopa de letrinhas” fiscal e mostrar o que precisa estar impecável no seu cadastro.

1. NCM e CEST: O RG e o CPF do Produto

NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): É o código que identifica a natureza do produto para o fisco. É através dele que o sistema sabe se o item é um medicamento, um cosmético ou um suplemento. Um NCM errado significa uma alíquota errada.
CEST (Código Especificador da Substituição Tributária): Fundamental para identificar produtos sujeitos à Substituição Tributária (ICMS-ST). Se o CEST estiver ausente ou incorreto, você corre o risco de pagar o ICMS novamente na venda, sendo que ele já foi retido na fonte pela indústria ou distribuidora.

2. PIS/COFINS Monofásico: Onde a farmácia mais perde dinheiro

Este é o ponto onde a contabilidade especializada se paga. Muitos medicamentos e itens de perfumaria estão sujeitos ao regime Monofásico. Isso significa que a indústria já pagou o PIS e a COFINS por toda a cadeia.

O erro comum: Se no seu cadastro esses itens não estiverem marcados corretamente com a CST de saída isenta (como a CST 04 ou 06), o seu sistema calculará o imposto novamente no fechamento do mês. Você estará pagando imposto em duplicidade e jogando lucro direto no lixo.

3. CFOP: O mapa da operação

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) indica o destino da mercadoria. Vendas dentro do estado, fora do estado, devoluções ou bonificações possuem códigos diferentes. Um CFOP mal configurado no checkout gera inconsistências no seu SPED Fiscal, que é o primeiro lugar onde a Receita Federal busca erros para gerar autuações automáticas.

4. Precificação no Escuro

Você já teve a sensação de aplicar um markup de 30% e, no fim do mês, não ver esse dinheiro? O erro pode estar na base de cálculo. Se o seu cadastro fiscal está errado, o custo real do produto (custo de aquisição + impostos não recuperáveis – créditos permitidos) está errado no sistema. Sem saber o custo real “limpo”, sua precificação é baseada em achismo, e você pode estar vendendo itens da Curva A com margem negativa sem saber.

5. Rotina de Saneamento de Cadastro

Não basta cadastrar certo na primeira vez. A legislação muda constantemente.

Conferência de Entrada: O cadastro deve ser revisado a cada nota fiscal de entrada. Se o fornecedor mudou o NCM na nota, o seu sistema precisa ser atualizado.
Auditoria Periódica: Pelo menos uma vez por semestre, é vital realizar um saneamento completo da base de dados para garantir que novos itens ou mudanças na lei (como novas regras de ICMS-ST) estejam refletidos no seu ERP.

Conclusão

O cadastro fiscal não é uma tarefa burocrática; é uma tarefa de inteligência financeira. Ter um cadastro redondo significa pagar apenas o imposto justo, ter segurança jurídica contra o fisco e saber exatamente quanto sobra de cada venda. No varejo farmacêutico, o detalhe técnico é o que protege o seu patrimônio.

Sente que o seu cadastro de produtos está uma “bagunça” e teme estar pagando imposto a mais? Não corra riscos desnecessários. Entre em contato com a Solufarma Contabilidade e deixe que nossos especialistas auditem e organizem a inteligência fiscal da sua farmácia!