SPED e Obrigações Acessórias: Por que decorar o calendário fiscal não vai te salvar das multas

Introdução

Muitos donos de farmácia acreditam que o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é apenas um “arquivo chato” que o contador manda para o governo todo mês. Com essa mentalidade, eles terceirizam completamente a responsabilidade e acham que o problema está resolvido.

A dura realidade é que o SPED não perdoa. Ele é a malha fina digital da Receita Federal. O governo não precisa mais mandar um fiscal de prancheta na sua loja; os supercomputadores da Receita cruzam cada nota de compra da indústria com cada cupom fiscal emitido no seu balcão em segundos.

Se você acha que a sua obrigação é apenas saber o prazo de entrega da EFD ou da DCTF, você está olhando para o lado errado. A multa não vem (apenas) pelo atraso; ela vem pela inconsistência dos dados que a sua farmácia gerou.

1. A Ilusão do “Isso é problema do contador”

A sua contabilidade só consegue transmitir para o governo aquilo que o seu sistema (ERP) exportou. Se o seu balconista vendeu um medicamento com o NCM errado, ou se o gerente deu entrada em uma nota fiscal sem revisar a tributação (CST), o seu contador vai enviar um SPED com informações falsas. Para a Receita Federal, não existe “erro de digitação”. Informação divergente é tratada como sonegação fiscal ou omissão de receita.

2. SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI) e o Terror do Bloco H

A EFD ICMS/IPI é o raio-X da movimentação de mercadorias. O maior pesadelo das farmácias aqui se chama Bloco H (Inventário de Estoque), entregue anualmente (geralmente em fevereiro).

• O Risco: O governo sabe exatamente quantas caixas de Neosaldina você comprou no ano, pois ele tem os XMLs da distribuidora. Se no seu Bloco H a conta não fechar com o que você vendeu (cupons fiscais emitidos) mais o que restou na prateleira, o fisco entende que você vendeu sem nota (caixa 2) ou desviou mercadoria.

• A Solução: O dono da farmácia não precisa saber transmitir o arquivo, mas precisa garantir inventários rotativos rigorosos e não permitir vendas sem emissão de NFC-e.

3. EFD Contribuições: Onde a farmácia sangra o caixa (PIS/COFINS)

Esta é a declaração que apura o PIS e a COFINS. Como vimos em artigos anteriores, a farmácia vende muitos produtos Monofásicos.

• O Risco: Se o cadastro de produtos da sua farmácia estiver sujo, a EFD Contribuições vai informar ao governo que você deve impostos sobre itens que, na verdade, já foram pagos pela indústria. Você entrega a obrigação no prazo, mas paga uma guia muito mais cara do que deveria. O governo, obviamente, não vai reclamar que você pagou a mais.

4. ECF e ECD: A prova final de vida da sua empresa

A Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) são os relatórios anuais de saúde financeira. Elas cruzam os saldos de caixa, bancos, contas a receber (cartões) e seu lucro.

• O Ponto Cego: Se a sua farmácia mistura a conta pessoal do dono com a conta da empresa, ou se você não concilia os repasses das operadoras de cartão, os saldos não vão bater na ECF. É aqui que a Receita Federal identifica a famigerada “distribuição de lucros disfarçada” e autua o empresário na pessoa física.

Conclusão: Quem audita a sua informação?

Um escritório de contabilidade que age apenas como um “despachante” pegando o arquivo do seu sistema e enviando direto para o governo sem fazer críticas e cruzamentos prévios é uma bomba-relógio para a sua farmácia. O seu papel é garantir uma operação limpa no balcão; o papel de uma contabilidade de elite é auditar os XMLs e garantir que o SPED enviado proteja o seu CNPJ.

Sua contabilidade apenas te manda os impostos para pagar ou ela audita as suas obrigações acessórias antes de enviar ao Fisco? Não brinque com a malha fina. Fale com os especialistas em varejo farmacêutico da Solufarma Contabilidade e durma tranquilo.